بلاگ
مستندات
اردیبهشت
تدوین مستندات مورد نیاز فرآیندها برای اجرای منظم فعالیت‌های هر کسب‌وکار یک ضرورت است
هر کسب‌وکاری جهت موفقیت و برآورده‌سازی الزامات مشتری و جلب رضایتمندی آن‌ها به استانداردسازی فرآیندها از طریق انواع مستندات نیاز دارد. مستندات شامل فرم ها ،روش‌های اجرایی، دستورالعمل‌ها ،نظامنامه،خط مشی، آیین نامه، بخش نامه ،چارت سازمانی و فلوچارت و … است
در این مقاله لیستی ازانواع مستندات در فرآیندها ارائه شده است
بسیاری از مدیران کسب‌وکارهای کوچک، فعالیت‌های جاری خود را به صورت سنتی بدون اجرای مستنداتی اجرا می‌نمایند اما زمانی که کسب‌وکارشان توسعه می‌یابد نقش مستندات در اجرای منظم فعالیت‌ها را ضروری خواهند دانست.
مستندات
کاربرد مستندات
- استانداردسازی فرآیندهای هر کسب‌وکار
- استقرار استانداردهای مدیریتی در هر سازمانی
در استانداردهای مدیریتی ،هرم مستندات ارائه شده است که انواع مستندات به تفکیک در ادامه تشریح شده است.
انواع مستندات
- سند: اطلاعات و رسانه‌ای که آن را در برمی‌گیرد. نظیر سابقه،مشخصه،روش اجرایی،نقشه،گزارش، استاندارد.
- اطلاعات مستند شده : اطلاعات الزامی و رسانه دربرگیرنده آن‌ها که می‌بایست توسط سازمان،کنترل و حفظ شود.
- سابقه: مدرکی نتایج به‌دست‌آمده یا ارائه‌دهنده شواهدی مبنی بر فعالیت‌های انجام‌شده است.
- نظامنامه کیفیت : مشخصه سیستم مدیریت کیفیت سازمان
- طرح کیفیت : مشخصه روش اجرایی و منابع مرتبطی که می‌بایست در زمان و توسط شخص موردنظر جهت یک مورد ویژه به کار روند.
طرح کیفیت می‌تواند شامل نمودار فرآیند عملیات،برنامه کنترل، طرح بسته بندی،فرمولاسیون و ….. باشد.
روش اجرایی : روش مشخصی جهت انجام هر فعالیت یا فرآیند.
- دستورالعملکاری: فعالیت‌های را تشریح می‌نماید در هر فرایند ممکن است یک یا چند دستورالعمل کاری تعریف شود.
دستورالعملکاری بایستی برای تشریح نحوه انجام تمامی کارهایی که نبودن دستورالعمل می‌تواند بر انجام آن‌ها تأثیر نامطلوب بگذارد، تهیه شود.
- مأموریت : فلسفه وجودی سازمان که توسط مدیریت ارشد بیان می‌شود.
- چشم‌انداز: آرمانی است که سازمان تمایل دارد به آن تبدیل شود که توسط مدیریت ارشد بیان می‌شود.
- استراتژِی : طرح‌ریزی دستیابی به هدف بلندمدت یا کلی
- خط‌مشی : مقاصد و جهت‌گیری سازمان به‌صورت رسمی توسط مدیریت ارشد بیان می‌شود
- خط‌مشی کیفیت : سیاست‌های مرتبط باکیفیت
- هدف : نتیجه‌ای که به دست آید.
- هدف کیفیت : هدف مرتبط باکیفیت
این مقاله توسط تیم متخصصین سایت ایزودان تهیه شده است
انتشار مطلب با ذکر نام سایت و آدرس سایت www.isostore.ir بلامانع است.
