شرح وظایف
وظایف مسئول دفتر
۰۳
آذر
آذر
شرح وظایف مسئول دفتر شامل آموزش‌ها، مهارت‌ها و شایستگی‌ها و وظایف در این مطلب ارائه شده است.
شرح وظایف مسئول دفتر
مسئول دفتر هر سازمانی نقش مهمی در استانداردسازی فرآیندهای کسب‌و‌کار دارد.
مهارت‌های مورد نیاز
- مهارت‌های ارتباطی
- تسلط به تایپ سریع
- تسلط به نرم‌افزار اکسل
- آشنایی با سیستم اتوماسیون اداری
- روابط عمومی خوب
آموزش‌های مورد نیاز
- آموزش نرم‌افزار وُرد مایکروسافت
- آموزش نرم‌افزار اکسل مایکروسافت
- آموزش فنون مذاکره
- آموزش مذاکر تلفنی
- آموزش زبان بدن
- آموزش آئین مکاتبات اداری
می‌خواهم فرم‌های اداری را دانلود کنم
وظایف مسئول دفتر
مسئولیت های مسئول دفتر در ادامه لیست شده است
- تلاش در جهت برآورده‌سازی خط‌مشی و اهداف سازمان
- پاسخگویی به تلفن‌ها در کمترین زمان ممکن.
- تنظیم قرار ملاقات‌ها مسئول مافوق.
- ارائه گزارشات مورد نیاز به مدیریت.
- ارسال دستورات مدیریت به واحدها به صورت کتبی یا شفاهی.
- پیگیری اجرای دستورات مدیریت.
- انجام بایگانی‌های مستندات و سوابق مرتبط در واحد.
- – کنترل ایمیل شرکت یا واحد سازمانی به صورت روزانه و پیگیری جهت پاسخ به آن‌ها.
- رسیدگی به درخواست‌های ارباب رجوع .
- برنامه‌ریزی جهت برگزاری جلسات بنا به درخواست مسئول مافوق.
- پیگیری درخواست‌های مرخصی مسئولین واحد و ارجاع آن به مدیریت.
- هماهنگی جهت ورود و خروج و پذیرایی از مهمان‌های مدیر با حراست و کارکنان خدماتی.
- هماهنگی جهت رفت و آمد و رزرو هتل برای میهمانان شرکت/ واحد سازمانی.
- هماهنگی جهت خرید بلیط و رزرو هتل برای مسافرت‌های مدیریت و کارکنان واحد.
- تهیه گزارشات، آمارها و نمودارهای مورد نیاز مسئول مافوق و ارائه به وی به طور منظم.
- تایپ نامه‌های مورد نیاز مسئول مافوق.
- تخصیص شماره نامه به نامه‌های وارد یا صادره و ثبت در دفتر اندیکاتور نامه .
- دریافت نامه‌های برون سازمانی یا درون سازمانی و ارسال آن به مدیریت .
- هماهنگی جهت ارسال نامه‌های تائید شده به افراد مشخص شده در درون/برون سازمان.
- هماهنگی جهت نظافت و آراستگی اتاق مسئول مافوق توسط کارکنان خدمات و نظارت بر آن.
- ارسال و دریافت فکس‌ها و ارجاع آن به کارکنان یا مسئولین مرتبط.
- انتقال درخواست‌های پرسنل به مسئول مافوق.
- هماهنگی با پست / پیک جهت ارسال نا‌مه‌ها و بسته‌های به گیرنده مورد نظر.
- انتقال پیام‌های تلفنی مورد نیاز به مسئول مافوق و هماهنگی جهت پاسخ به آن‌ها.
- مدیریت هزینه‌های دفتر از طریق تنخواه دریافتی و تکمیل برگ تنخواه.
- حفظ و نگهداری اسناد محرمانه شرکت.
- انجام سایر وظایف محول شده از طرف مسئول مافوق.
وظایف مسئول دفتر توسط مهندس پیام خرازیان تهیه شده است
انتشار مطلب با ذکر نام پیام خرازیان و آدرس سایت www.isostore.ir بلامانع است.
