نگارش نامه‌ اداری

نامه‌ اداری به مکاتباتی گفته می‌شود که در اداره‌ها و سازمان‌های دولتی، نوشته و ردوبدل می‌شوند و از جهات مختلف کاری، حقوقی، مالی، انضباطی، راهنمایی و کمک به مدیران قابل توجه و تاثیرگذار هستند .
نحوه نگارش نامه اداری ، نامه درون سازمانی و نامه برون سازمانی در هر سازمانی از اهمیت خاصی برخوردار است .

در این ادامه با نحوه نگارش مکاتبات اداری آشنا می‌شوید.

نگارش نامه اداری

ساختار نامه ‌های اداری

نامه‌ اداری از اجزایی تشکیل شده که این اجزاء عبارتند از :

1. سرلوحه
2. نام و عنوان گیرنده
3. متن نامه
4. امضاء
5. تاریخ و شماره
6. گیرندگان رونوشت

۱-سرلوحه

سرلوحه قسمت بالای نامه است که شامل نشان مخصوص اداری و نام خدا می‌شود که می‌تواند به صورت ( به‌نام ) یا (بسمه تعالی) نوشته شود.

۲-نام و عنوان گیرنده

خطاب نامه ممکن است به شخص گیرنده یا واحد اداری یا( نام و عنوان اداری گیرنده هر دو با هم ) باشد، که می‌تواند به دو صورت ذیل :
الف :(به ……)، (از……) و موضوع
ب : (از……)، (به…….) و موضوع

مثال : به : واحدهای پیاده نظام از : فرماندهی نیروهای مسلح موضوع : اعزام نیرو

با وجود مزیت نوشتن موضوع که باعث تشخیص زودتر محتوای نامه می‌شود ولی به عرف احترام گذاری نامه خدشه وارد می‌کند و اینگونه خطاب بهتر است در نامه هایی نوشته شود که از مقام بالاتر به پایین تر نوشته می‌شود و با این شکل باید واحد اداری را مورد خطاب قرار داد نه خود شخص را و همچنین شکل الف از ب بهتر است زیرا احترام نهفته در آن بیشتر است .

در برخی موارد موضوع را نمی‌نویسند و در مواردی هم (از ) و یا (از) و موضوع، هر دو را نمی نویسند مانند :

الف : به ………… یا ب : به ……. یا ج : به : …………..
از……….. موضوع……..

و در صورتهای اخیر نام و عنوان فرستنده را در قسمت امضاء نامه می‌آورند.

ج : با توجه به مقام وموقعیت گیرنده و فرستنده : وقتی گیرنده در مقام اداری برتری قرار دارد و فرستنده در موقعیت اداری پایین‌تری و یا هر دو در وضعیت اداری هم سطح یا فرستنده به عنوان شخص حقیقی است و نه حقوقی تفاوتهایی هر چند اندک خواهند داشت که در مجموع میتوان چند وجه زیر را ذکر کرد :

۱-جناب آقای مهندس ……. مدیر کل محترم آموزش و پرورش
۲-مدیر کل محترم آموزش و پرورش……. جناب آقای مهندس

به همین ترتیب برای مقام‌های بالاتر یا پایین‌تر نیز با توجه به عرف نامه‌نگاری القاب و عناوین مطلوبی برمی‌گزینیم مانند :

۱-وزیر محترم آموزش عالی………
۲-معاون محترم آموزش دانشگاه …………..

۳-متن نامه

عمده‌ترین قسمت نامه متن آن است که پیش از شروع متن نامه پسندیده است نامه با سلام واحترام آغاز شود مانند :

سلام علیکم یا با سلام واحترام ………..
احتراما : ……..

۴-امضای نامه

امضای نامه نه فقط به معنای اتمام نامه که در واقع تمام نامه است و تا زمانی که به امضای مقام مسئول نرسیده اجازه صدور نمی‌یابد و مسئولیت اصلی نامه به عهده مقام امضاء کننده است .

۵-تاریخ و شماره

یکی از ویژگی‌های عمده نامه‌های اداری داشتن تاریخ و شماره است، البته اگر نامه از طرف شخص حقیقی برای اداره‌ای نوشته شود شماره نخواهد داشت ولی ذکر تاریخ برای آن ضروری است .

۶-گیرندگان رونوشت

در صورتی که نامه، گیرنده یا گیرندگان رونوشت داشته باشد یک نسخه برای گیرنده اصلی نوشته می‌شود و به تعداد افرادی که باید از موضوع نامه باخبر شوند، رونوشت گرفته می‌شود.
اسامی گیرندگان رونوشت در پایین صفحه به ترتیب حروف الفبا یا بر ااساس اولویت در مقام اداری یا بدون توجه به این موارد آورده می‌شود.

اولین گام برای آغاز استانداردسازی در هر کسب‌و‌کاری، تعیین دسیپلین برای نگارش مکاتبات اداری است که عموما در قالب دستورالعمل مکاتبات اداری تدوین می‌شود.

می‌خواهم آیین نامه مکاتبات اداری را دانلود کنم

مطلب نوشتن نامه اداری ،توسط متخصصین سایت گردآوری‌شده است
انتشار مطلب با ذکر نام سایت و آدرس سایت www.isostore.ir بلامانع است.