بلاگ
نگارش صورتجلسه
اردیبهشت
نگارش صورتجلسه نقش مهمی را در شفاف‌سازی تصمیمات و اقدامات مورد نیاز برای دستیابی به اهداف یک جلسه ایفاء می‌نماید
متاسفانه در شرکت‌های ایرانی کمتر به اصول نگارش صورتجلسات توجه می‌نمایند بدین منظور در این مطلب قدم‌های تدوین صورتجلسه در مراحل قبل از برگزاری،حین برگزاری و پس از برگزاری تشریح شده است.
صورت جلسه چیست ؟
صورتجلسه (minutes of meeting or mom )، ثبت کتبی ازهر اتفاقی است که در طول جلسه رخ می‌دهد. که در آن مشخص می‌شود چه اقداماتی باید توسط چه کسانی ودر چه زمانی انجام شود.
صورتجلسه چگونه نوشته می‌شود ؟
متن صورتجلسه باید طوری نوشته شود که علاوه برشفافیت ، استحکام و عدم ابهام از چارچوب اداری پیروی نماید
هدف تدوین صورت جلسه چیست ؟
هدف از نگارش صورتجلسه، شفاف نمودن اقدامات مورد نیاز، پیگیری تصمیمات اتخاذ شده و دستیابی به نتایج مورد انتظار در کمترین زمان ممکن بین حاضرین جلسه و اقدام‌اکنندگان است.
مقدمات برگزاری جلسات درهر سازمان چیست؟
در هرجلسه یک نفربه عنوان رئیس جلسه ، چند نفر اعضا به عنوان شرکت کننده و یک نفر به عنوان دبیرجلسه حضور دارند که اداره جلسات با رئیس جلسه است.
رئیس جلسه که همانند سایر اعضا دارای یک رای خواهد بود با این تفاوت که می‌تواند نظر نهایی را در خصوص تصویب یا عدم تصویب یک مصوبه ارائه نماید.
دبیر جلسه که قبلا توسط قوانین ومقررات سازمان انتخاب شده وظایف زیر را برعهده دارد
- تهیه دعوت‌نامه دستور جلسه و ارسال آن برای اعضا و همچنین اطمینان از دریافت توسط اعضا
- نظارت برآماده بودن محل جلسه و همچنین اطمینان از مهیا بودن وسایل مورد نیازجلسه
- تنظیم صورتجلسه وبه امضا رساندن آن
- ارسال نسخه ای از صورتجلسه برای اعضا
- بایگانی سوابق جلسه دردبیرخانه
فرم صورتجلسه و دعوت به جلسه را می‌توانید از طریق زیر دانلود نمائید.
نگارش صورتجلسه
نگارش سلیس و روان صورتجلسه با رعایت نکات زیر امکان پذیر خواهد بود:
۱- قبل از شروع جلسه
درابتدا نیاز به آماده‌سازی پیش نویسی با عنوان موضوع جلسه دارید که در آن موضوعات مختلف که قرار است در جلسه مطرح شود به صورت زیر نوشته شود:
- جملات خلاصه وطبقه بندی شده ، کوتاه خبری
- جملات شفاف که بیان کننده نکات اصلی و حائز اهمیت است.
این کار باعث کاهش اتلاف زمان و توانایی تمرکز روی موضوعات اصلی در طول برگزاری جلسه می‌شود درغیراین صورت ممکن است جلسه به حاشیه برود و به یاداشت‌های خیلی شلوغ و بی محتوا برسد که نهایتا منجر به اتلاف زمان زیادی می‌شود.
۲-حین جلسه :
برای نوشتن صورتجلسه درحین برگزاری جلسه باید موارد زیر مورد توجه قرار گیرد.
- کلیه مواردی که دررابطه با آنها درحین جلسه بحث وتبادل نظرمی‌شود به صورت خلاصه نوشته شود
- اقدامات از اظهارات جدا شود ودرنهایت کلیه دستورات اتخاذ شده درطول جلسه به همراه مسئول پیگیری وزمان مقرر نوشته شود که دراین مرحله بیشتر از افعال دستوری امری و یا نهی استفاده می‌شود .
۳ -بعداز اتمام جلسه
بعدازاتمام جلسه برای تکمیل صورتجلسه بهتر است به موارد ذیل توجه شود
- تاریخ وزمان شروع وپایان جلسه وهمچنین مکان برگزاری جلسه نوشته شود.
- اسامی کلیه حاضرین و سمت آنها و اسامی غائبین نوشته شود .
- صورتجلسه توسط شرکت کنندگان امضا شود.
همچنین پیشنهاد می‌شود خلاصه‌ای کوتاه و سازماندهی شده شامل مهمترین نکات جلسه و تصمیمات گرفته شده برای هرنفردر پایان صورتجلسه اضافه شود که این موضوع می‌تواند به مرور سریع جلسه ومشخص نمودن وظیفه هرفرد در عرض چند ثانیه کمک نماید .
لازم به ذکراست که جهت نگارش صورتجلسه می‌توان مستنسازی صوتی و تصویری از طریق ضبط صدا یا فیلم برای برخی از جلسات مهم را انجام داد و سپس فلیم یا صدا مجددا توسط دبیر جلسه گوش داده شده و مطابق توضیجات بالا اصول نوشتن صورتجلسه رعایت شود.
تدوین صورتجلسه یکی از مفیدترین وکاربردی‌ترین ابزار جهت پیگیری مستمر تصمیمات اتخاذ شده در سازمان است.
می‌خواهم فرم صورتجلسه را دانلود کنم
این مقاله توسط تیم متخصصین سایت گردآوری‌شده است
انتشار مطلب با ذکر نام سایت و آدرس سایت www.isostore.ir بلامانع است.
