نکات نگارش نامه اداری

نکات نگارش نامه اداری

نگارش نامه نگاری اداری یا نامه نویسی بخش حیاتی از زندگی شغلی هر کسی است. خوب نامه نوشتن می تواند اثر بخش و کارایی ارتباطات شرکت‌ها و سازمان‌ها را افزایش دهد.
مهمترین نکات نگارش نامه اداری به‌صورت ۵ نکته کلیدی در این مقاله توسط تیم ایزودان ارائه شده است

برای مهارت در ایجاد ارتباط از طریق مکاتبات نیازی به انبوهی از کلمات نیست.

ارتباط موثر بیش از آنچه که به دادن اطلاعات اضافی به خواننده بستگی داشته باشد ، به درک درست او از مطلب بستگی دارد.

نکات مهم نگارش نامه‌ اداری در این مقاله می‌تواند برای کسانی که مایلند مهارت‌شان را در نامه نگاری افزایش دهند مورد توجه قرار گیرد.

می‌خواهم آیین نامه مکاتبات اداری را دانلود کنم

نکات نگارش نامه‌ اداری

برای نگارش بهتر نامه های اداری بهتر است اصول و نکات زیر را مورد توجه قرار دهیم :

١ –اجزای اصلی نامه

در نگارش نامه اداری به رعایت اجزای اصلی توجه شود.

  • الف : سربرگ : شامل: لوگو، تاریخ، شماره، پیوست و آدرس
  • ب : عنوان : شامل: گیرنده، فرستنده و موضوع نامه
  • ج : متن اصلی : شامل: مقدمه، پیام، نتیجه، قدردانی
  • د : امضاء : شامل: مشخصات فرستنده (اسم و سمت) و امضا
  • ه : رونوشت : در صورت ارسال نامه برای چند نفر

۲- هدف نگارش نامه

همیشه هدف نوشتن نامه را به عنوان یک پرسش از خودتان مطرح کنید.

پرسش درباره هدف نامه در نوشتن آن به شما کمک خواهد کرد. این پرسش شما را قادر خواهد کرد تا درباره سبک و آهنگ (لحن) نامه و در بعضی مواقع تاثیر واقعی آن تصمیم بگیرید. بعنوان مثال تنها واحد کارگزینی است که می‌تواند بخشنامه‌های پرسنلی صادر کند و یا آگهی استخدام بدهد. در هر حال باید کاملا مطمئن شوید که فردی هستید که حق نوشتن چنین نامه‌ای را دارید.

۳- مخاطب‌های نامه

برای چه کسی یا کسانی نامه مینویسید ؟
آنها تقریبا تا چه حد درباره موضوع نامه اطلاع دارند؟
چه موقع نامه را دریافت خواهند کرد ؟

۴- سبک نوشتن نامه

برای نوشتن نامه‌های اداری سبک‌های مختلفی وجود دارد. برخی از سازمان‌ها برای خود سبک خاصی دارند و کارمندان آنها ملزم هستند که از همان سبک پیروی کنند. باید به خاطر داشته باشید که مهمترین اصل و قاعده برای هر نامه اداری ایجاد ارتباط موثر با خواننده است. به طور کلی در نوشتن نامه‌های اداری باید سه اصل را در نظر داشته باشیم :

  •  دقت ( درستی )
  • اختصار
  • وضوح (روشنی )

۵- نگارش و املاء

برای بسیاری از نویسندگان بکار بردن املاء درست کلمات و علائم نقطه‌گذاری مشکلترین کار است. همچنین عاقلانه نیست که با خود فرض کنیدکه ماشین نویس مراقب است و اصلاحات لازم را انجام می‌دهد . اگر در مورد املاء درست کلمات تردید دارید از کلمات ساده‌تر استفاده کنید، همچنین می‌توانید به فرهنگ لغات نیز مراجعه کنید .

همچنین رعایت نکاتی ذیل نیز میتواند در نگارش کمک کننده باشد:

  • در نامه‌های اداری باید جملات توهین‌آمیزو تهدید‌آمیز به‌کار گرفته نشود.
  • از به‌کار بردن واژه‌هایی که هم‌معنا هستند باید خودداری کرد .
  • در نامه‌های اداری به هیچ وجه نباید از کلمات و جملات عامیانه استفاده نمود.

و در پایان و قبل از ارسال نامه پرسش‌هایی زیر را باید از خود بپرسید:

  • آیا مشخص است چه کسی باید چه کاری انجام دهد ؟
  • آیا درک آن برای خواننده آسان است؟
  • آیا آنچه را که می‌خواستید بگویید گفته است؟

اگر پاسخ همه این پرسش‌ها آری است مطمئن باشید که یک نامه خوب تهیه نموده‌اید.

این مطلب توسط متخصصین سایت گردآوری‌شده است
انتشار مطلب با ذکر نام سایت و آدرس سایت www.isostore.ir بلامانع است

دیدگاهتان را بنویسید