بلاگ
نکات برگزاری جلسه
خرداد
یکی از موارد مشترک شرکت‌های موفق آن است که جلسات منظم هفتگی دارند. برگزاری جلسات مستمر می‌تواند تبدیل به فعالیتی خسته‌کننده شود ولی اگر از مهمترین نکات برگزاری جلسه اطلاع داشته باشید می توانید جلسات مفرح و درعین حال تاثیر‌گذار داشته باشید.
در این مقاله مهمترین نکات برگزاری جلسه کاری اشاره شده است.
مهمترین نکات برگزاری جلسه
۱-یک هدف واضح داشته باشیم
به خاطر داشته باشید که پایه و اساس هرجلسه موفق، داشتن یک برنامه و هدف مشخص است. این مرحله‌ای است که شما در آن تعریف می‌کنید که جلسه درمورد چیست. برای اطمینان ازموفقیت یک جلسه باید بدانید چه باید انجام شود ، میخواهید اطلاعات جدیدی بدست آورید یا تصمیمات اساسی بگیرید .
هدف جلسه در فرم دعوت به جلسه قبل از برگزاری جلسه و در صورتجلسه معمولا مشخص می‌شود.
۲-جلسات را در محلی خارج از دفتر کارخود برگزارکنید
زمانی‌که با چهره‌های خسته و انرژی کم حاضرین در جلسه و کمبود ایده روبرو شدید برگزاری جلسات درخارج از دفتر کار ضرورت است برای این منظور می‌توانید شرکت‌کنندگان را به کافه ای نزدیک شرکت دعوت کنید . تغییر محیط یک راه مطمئن برای بازگرداندن انرژی و ایده‌های خوب در بین شرکت‌کنندگان جلسه است .
۳-آمادگی داشته باشید
نکته مهم برای اجرای موفقیت آمیز یک جلسه ، آمادگی است. رهبر یک تیم، هرگز نباید بدون آماده‌کردن دستور جلسه از قبل، جلسه را برگزار نماید تمام اعضای جلسه باید با یک دستور جلسه اعلام شده از قبل خود را برای شروع جلسه آماده نماید.
۴-افراد کمی را دعوت کنید
ازخودتان صادقانه بپرسید آیا واقعا نیاز به حضور همه این افراد درجلسه است، یادمان باشد. برای استفاده بهینه از زمان بهتر است فقط افراد مرتبط با موضوع مورد بحث را به جلسه دعوت کنید . برای دعوت می‌توان از فرم دعوت به جلسه استفاده نمود.
۵-وقت شناس باشید
منتظر ماندن برای کسانی که از روی عادت دیر به جلسه می‌آیند، در مقابل کسانی که سروقت در جلسه حاضر می‌شوند ناعادلانه است. راه حل چیست ؟ خیلی ساده است، جلسه را به موقع شروع و تمام کنید و منتظر آنها نباشید .
۶-جلسات خود را تا حد امکان کوتاه کنید
تحقیقات نشان می‌دهد که دقت افراد حاضر در جلسه بعد از گذشت ۳۰ دقیقه به اندازه زمان آغازین جلسه نخواهد بود.که این به دلیل از دست دادن انرژی به خاطر پردازش اطلاعات است. جلسات طولانی تر به معنای ازدست دادن بیشتر انرژی و کاهش بهره‌وری است.
برگزاری جلسات کوتاه یک مولفه اساسی برای بهبود کارایی حاضرین جلسه است. و توصیه می‌شود جلسات را طولانی‌تر از یک ساعت برگزار نشود. .
۷-متمرکز بمانید
ممکن است افرادی در جلسه حضور داشته باشند که بخواهند جلسات را از موضوع اصلی خود خارج کنند در این مرحله سخت‌ترین کار برای هدایت حاضرین برگرداندن آنها بر روی موضوع جلسه و تمرکز روی بحث مورد نظر است. بنابراین همیشه شخصی باید وظیفه هدایت جلسه و تمرکز روی موضوع اصلی را بر عهده داشته باشد .
۸ – تعیین قوانین برای جلسات
با تعیین قوانین برای جلسه، که هر یک از اعضای جلسه روی مشکلات و موضوع و دستورات جلسه تمرکز می‌نماید.
به عنوان مثال، فناوری مدرن ما را قادر به اجرای چند وظیفه با هم نموده است که واقعا چیز خوبی است. با این وجود نباید آن را در خلال جلسه از موبایل یا لپ تاپ استفاده کنیم زیرا باعث اثر بخشی کمتر، افزایش استرس و افت بهره‌وری جلسات می‌شود. پس تنها می‌توان با تعریف قوانین برای برگزاری جلسات این موضوع را کنترل نمود.
۹ – جایی برای خلاقیت بگذارید
تجربه و دانش کارمندان شما یک منبع ارزشمند است، منبع با ارزشی که نباید بدون استفاده باقی بماند. برگزاری جلسات کوتاه و سازنده ایده‌ال است اما نه آن زمانی که از ایجاد ایده و بحث جدا می‌شود .
یک جلسه موفق باید به خلاقیت ، انرژی و تصمیمات موثر منجر شود و این زمانی اتفاق می‌افتد که اعضای جلسه فعال باشند نه اینکه فقط در جلسه حضور فیزیکی داشته باشند.
۱۰- پیگیر باشید
هنر پیگیری یک عادت اساسی و حرفه‌ای است و در زمینه جلسات نیز بسیار حائز اهمیت است. بهتر است در هر جلسه مسئولیت‌های داده شده و مهلت تعیین شده برای هر نفر را مستند نمائید و نتایج بدست آمده در جلسه پیگیری شود.
پیگیری به عنوان یک بخش اساسی جهت رهبری و هدایت جلسه است. زیرا اگر میخواهید به نتیجه برسید باید پیگیری، پیگیری و پیگیری کنید .
۱۱- پرسش و پاسخ را فراموش نکنید
زمانی که در جلسات، سوالات پیگیری بدون پاسخ باقی می‌ماند نتایج مورد دلخواه نیز بدست نخواهد آمد و اثربخشی جلسه حداقل خواهد بود . برای اطمینان از مشارکت معنادارتر حاضرین جلسه مدت زمانی را برای پرسش و پاسخ، متناسب با زمان جلسه در نظر بگیرید و آن را ابزاری برای جذب کارکنان و تولید ایده بدانید.
و در پایان هر جلسه از یک داوطلب بخواهید چند خبر خوش را با حاضرین در میان بگذارد آنگاه جلسه را تمام کنید و آنها را با یک حس خوب بر سر کارهایشان برگردانید . این گام‌های ساده را به یاد داشته باشید ، خواهید دید چطور حاضرین برای برگزاری جلسه بعدی انتظار می‌کشند و اگر جلسه برگزار نشود دلشان برای جلسه تنگ خواهد شد .
با اجرای نکات برگزاری جلسه ، تیم شما همبستگی بهتری پیدا خواهد نمود و نتایج بهتری را هم در جلسات و هم در کسب‌و‌کارتان در پی خواهد داشت.
فرم صورتجلسه و دعوت به جلسه را می‌توانید از طریق زیر دانلود نمائید.
مستندات خرید توسط تیم متخصصین سایت گردآوری‌شده است
انتشار مطلب با ذکر نام سایت و آدرس سایت www.isostore.ir بلامانع است.
