بلاگ
مستندسازی فرآیندها
آذر
مستندسازی فرآیندها ، یکی از اقدامات ضروری برای ادامه فعالیت هر کسب‌وکاری است در این مطلب نحوه مستندسازی فرآیندهای یک کسب و کار به زبان ساده توسط مهندس پیام خرازیان توضیح داده می‌شود
اکثر مدیران کسب‌وکارهای کوچک زمانی که فعالیت‌های آن‌ها در حال گسترش است اهمیت مستندسازی و استانداردسازی فرآیندهای کسبوکار را درک می‌کنند. آن‌ها دیگر نمی‌توانند با روش‌های سنتی کسبوکار خود را مدیریت نمایند .
مستندسازی فرآیندها
مستندسازی فرآیند می‌تواند بر اساس الگوهای مختلفی جهانی متناسب با بلوغ آن سازمان صورت گیرد در این مقاله مستندسازی فرآیند در سازمان‌های کوچک تشریح شده است.
تعریف
منظور از مستندسازی فرآیندها تعیین روال‌های فرآیندها کسبوکار به منظور دستیابی به نتایج مورد انتظار فرآیند و رضایتمندی ذی‌نفعان است.
روال‌های فرآیندها از طریق طراحی فرم‌ها و سپس تشریح گردش اطلاعاتی آن‌ها مشخص می‌شود این گردش اطلاعاتی می‌تواند از طریق روش اجرایی یا شناسنامه فرآیند به صورت توصیفی یا فلوچارت تشریح شود.
مراحل مستندسازی
شناخت وضعیت موجود
برای اینکه وضعیت موجود را بررسی می‌کنیم باید مستندات مورد استفاده در واحدها یا فرآیندهای جاری سازمان جمع‌آوری شده و مصاحبه با مسئولین فرآیندها/ واحدها توسط افراد خِبره صورت گیرد.
خروجی :
- اقدامات مورد نیاز
- برنامه‌زمان بندی مستندسازی
طراحی مستندات
تحلیلگر سیستم نقش مهمی را در طراحی مستندات که در این مرحله تحلیلگر سیستم از طریق مصاحبه با مسئولین فرآیندها بر اساس تجارب و الگوهای جهانی، مستنداتی را متناسب با سازمان طراحی می‌نماید.
ابتدا فرآیندهای سازمان در قالب نقشه فرآیندها شناسایی شده و سپس بر اساس اولویت سازمان مستندسازی فرآیندها در برنامه قرار می‌گیرد.
برای مستندسازی ابتدا فرم‌های مورد نیاز فرآیند طراحی شده و سپس تشریح فرآیند در قالب روش اجرایی یا شناسنامه فرایند مدون می‌شود.
می‌خواهم از خدمات طراحی مستندات مطلع شوم
نظارت بر اجرا
مستندات طراحی شده توسط مسئولین فرآیندها اجرا شده و نطارت لازم بر آن صورت گرفته و در صورت نیاز اقدامات لازم جهت بهبود مستندات صورت می‌گیرد.
این مطلب توسط پیام خرازیان تهیه شده است
انتشار مطلب با نام نویسنده و آدرس سایت www.isostore.ir بلامانع است.
