بلاگ
سیستم مدیریت مستندات
اسفند
سیستم مدیریت مستندات بستری برای ذخیره‌سازی، طبقه‌بندی،ویرایش، جستجو، دسترسی، آرشیو و ایجاد گردش کار بر روی اسناد با ایجاد سطوح دسترسی سازمان است.
اسناد در هر سازمانی باید بانظم و ترتیب نگهداری شوند تا بتوان آن‌ها را در زمان لازم بازیابی و مورداستفاده قرار داد بدین منظور سازمان‌ها ناچار به ایجاد e-DMS هستند.
سیستم مدیریت مستندات
سیستم مدیریت مستندات در شرکت‌های مهندسی یا پروزه محور با نام DCC و در سایر شرکت با نام DMS شناخته میشود.
اکثر سازمان‌ها بدون انجام مطالعه و تجزیه و تحلیل وضعیت مستندات موجود اقدام به خرید نرم‌افزار یا راهکار برای مدیریت مستندات می‌نمایند در اکثر این سازمان‌ها مخزن نگهداری مستندات تبدیل به سطل زباله شده و هر نوع مستندی در آن نگهداری میشود.
مراحل DMS
اجرای هر یک از مراحل نیاز به شناخت عمیق از انواع مستندات، طبقه‌بندی مستندات و تجربه در پیاده‌سازی سیستم مدیریت مستندات دارد
تحلیل مستندات موجود
مستندات موجود در سازمان گروه‌بندی شده و متا دیتاها ضروری جهت دستیابی به این مستندات مشخص میشود.
تعیین سطوح دسترسی
گروه‌های کاربران تعیین شده و نحوه دسترسی برای هر یک از این مستندات مشخص میشود. دسترسی می‌تواند خواندنی، قابل ویرایش، مشاهده و … باشد
مدیریت سوابق
سیاست‌های نگهداری سوابق برای هر یک از سوابق مشخص میشود زمان دسترسی و زمان راکد سوابق
گردش کار
در صورت نیاز به گردش کار برای هر یک از گروه سندها تعریف میشود به عنوان مثال پس از بارگذاری مستندات جدید، مستند خودکار به تائید کننده و تصویب کننده ارسال شده و نظرات آن‌ها با ایجاد شرط‌های مختلف دریافت میشود.
جستجو
فیلترهای مختلف بر اساس متادیتاهای تعریف شده در سازمان ایجاد میشود که به آسانی از ان می‌توان برای جستجوی مستندات استفاده نمود.
این مطلب توسط ایزودان تهیه شده است
انتشار مطلب با ذکر نام ایزودان و ادرس سایت www.isostore.ir بلامانع است.
