بلاگ
تدوین نظامنامه سیستم مدیریت
شهریور
نظامنامه سیستم مدیریتی در اکثر استانداردهای مدیریتی ویرایش جدید از جمله ایزو ۹۰۰۱ الزام نیست اما سازمان‌ها عموما به تمایل به نوشتن نظامنامه دارند.
در این مطلب نحوه نوشتن نظامنامه سیستم مدیریتی تشریح شده است.چگونه نظامنامه سیستم مدیریت را تدوین کنیم ؟
تدوین نظامنامه ایزو
تعریف
نظامنامه مدرکی است مشخص کننده سیستم مدیریتی یک سازمان است . نظامنامه می‌تواند از شرح جزئیات و شکل با هم فرق داشته باشد.
ساختار نگارش نظامنامه
برای نوشتن نظامنامه سیستم مدیریتی باید به سرفصل‌های زیر توجه نمود.
می‌خواهم نظامنامه ایزو را دانلود کنم
1-راهنمای نظامنامه
راهنمای نظامنامه به‌طور مختصر هر یک از بخش‌ها نظامنامه را معرفی می‌نماید. فهرست نظامنامه می‌تواند این نقش را ایفا نماید.
۲-دامنه کاربرد
دامنه کاربرد استقرار سیستم مدیریتی و دلایل نداشتن موضوعیت بندهایی از الزامات استاندارد مورد نظر که در سازمان کاربرد ندارد باید به صورت شفاف در این قسمت مشخص شود
۳-تعاریف
اصطلاحات کاربردی مورد استفاده در سازمان در این بخش تعریف می‌شود.
۴-صفحات مقدماتی
حداقل اطلاعات سازمان
اطلاعات در خصوص سازمان شامل نام سایت، محل و روش‌های ارتباطی
اطلاعات اضافی سازمان
اطلاعات در مورد تاریخچه شرکت، اندازه سازمان و صنعت مربوطه
اطلاعات مرتبط با سیستم مدیریتی
وضعیت جاری سیستم مدیریتی و اثربخشی آن
وضعیت بازنگری نظامنامه
-
- چگونگی بازنگری سند نظامنامه سیستم مدیریتی
- شواهد تایید تغییرات توسط افراد مسئول
۵-راهبردها،خط‌مشی و اهداف
این بخش با قرار گرفتن سند استراتژی‌ها،بیانیه خط‌مشی و لیست اهداف ، مشخص می‌نماید چگونه خط مشی توسط کارکنان درک شده و در تمامی سطوح سازمانی اجرا می‌شود.
۶-توصیف مسئولیت‌ها و اختیارات
نظامنامه سند سطح بالایی است که ساختار سطح بالای استاندارد را تشریح می‌نماید
- چارت سازمانی
چارت سازمانی ، مسئولیت‌ها و اختیارات و ارتباطات سازمانی را به‌صورت کلان نمایش می‌دهد.
- مسئولیت‌ها و اختیارات
مسئولیت‌های و اختیارات انجام وظایف مشخص در هر فرآیند و روش اجرایی مشخص می‌شود در صورت تمایل سازمان می‌تواند شرح مسئولیت‌ها و اختیارات شغل‌های مشخص شده در تاپ چارت سازمانی را در نظامنامه ارائه نماید.
۷-تشریح سیستم مدیریتی
سیستم مدیریتی و نظامنامه آن متناسب با هر سازمان است و استاندارد روشی برای نحوه اجرای سیستم مدیریتی برای هر یک از بندهای استاندارد را الزام ننموده است
نگارش نظامنامه بخش تشریح سیستم مدیریتی عموما به سه روش صورت می‌گیرد.
- تشریح بر اساس بندهای استاندارد
بعد از مشخص شدن الزامات استاندارد مورد نظر، نحوه اجرای هر یک از بندهای استاندارد در هر یک از بندهای استاندارد با ارجاع به مستندات مرتبط(شامل روش اجرایی،دستورالعمل‌ها،فرم‌ها و …) به طور خلاصه تشریح می‌شود.
- تشریح بر اساس فرآیندها
فعالیت‌های انجام شده در هر یک از فرآیندهای شناسایی شده تشریح می‌شود یعنی اگر سازمان ۱۲ فرآیند داشته باشد اقدامات لازم جهت اجرای هر فرآیند تشریح می‌شود.
- تشریح به صورت گرافیکی و تصویری
این روش که کمتر مورد استفاده قرار می‌گیرد یک روش منحصر به فردی است که تنها الزامات اساسی استاندارد در خصوص نظامنامه به صورت گرافیکی نمایش داده می‌شود.
۸-پیوست‌ها
اطلاعات و داده‌هایی که از نظامنامه سیستم مدیریت پشتیبانی نماید در این بخش قرار می‌گیرد
به‌عنوان مثال :
- ماتریس ارتباط فرآیندها و الزامات سیستم مدیریتی
- لیست مستندات شامل روش اجرایی، فرم‌ها و دستورالعمل
این مطلب توسط مهندس پیام خرازیان تهیه شده است
انتشار مطلب با ذکر نام پیام خرازیان و آدرس سایت www.kharazian.ir بلامانع است.
