مستندات تضمین کیفیت

مستندات تضمین کیفیت به منظور طرحریزی سیستم مدیریت و نظارت بر اجرای آن بر اساس استانداردهای مدیریتی تدوین می‌شود.

مستندات تضمین کیفیت متناسب با هر استاندارد مدیریتی و اندازه سازمان می‌تواند متفاوت باشد در ادامه مستندات عمومی از تضمین کیفیت که در تمامی استانداردهای مدیریتی می‌تواند به ‎کار گرفته شود تشریح شده است.

طرحریزی سیستم مدیریت

نقشه فرآیندها

نمایش شماتیک فرآیندها و تعامل بین‌ آن‌ها در نقشه فرایندها صورت می‌گیرد.

شناسنامه فرآیندها

توالی و تعامل هر فرآیند با سایر ذی‌نفعان، شاخص‌ها و معیارهای پایش و اندازه‌گیری فرآیند در شناسنامه فرآیند تشریح می‌شود.

نتایج پایش فرآیندها

نتیجه پایش و اندازه‌گیری شاخص‌های فرآیندها در دوره‌های زمانی مشخص شده توسط مسئولین مشخص شده، پایش شده و در قالب گزارشی به مسئول تضمین کیفیت ارایه می‌شود.

تفکر مبتنی بر ریسک

ریسک‌های کسب و کار و فرآیندهای سازمان مطابق الزامات استاندارد مدیریت در بند 6-1 ، شناسایی شده و اقدامات لازم جهت پاسخ به آن‌ها مشخص می‌شود.

مدیریت اطلاعات مستند

کنترل اطلاعات مستند شامل روش‌های اجرایی، دستورالعمل، فرم‌ها و …. در این سند تشریح می‌شود و به موضوعات تخصیص کد سند، توزیع مستند، درخواست تغییر سند و نگهداری سوابق ایجاد شده می‌پردازد بدین منظور می‌توان مستندات زیر را تهیه نمود.

روش اجرایی اطلاعات مستند
لیست مرجع مستندات
درخواست تغییر یا ایجاد سند
توزیع مستند
کنترل سوابق

ممیزی داخلی

به منظور اطمینان از اثربخشی سیستم مدیریت سازمان، ممیزی داخلی در فواصل زمانی مشخص برنامه‌ریزی و اجرا می‌شود. بدین منظور می توان مستندات زیر را تهیه نمود.

روش اجرایی ممیزی داخلی
برنامه ممیزی
برنامه‌ریزی یک یا چند ممیزی از طریق این فرم صورت می‌گیرد.
طرح ممیزی
برنامه زمان‌بندی اجرای هر یک از ممیزی‌ها قبل از اجرا در طرح ممیزی مشخص شده و به ممیزی شونده اعلام می‌شود.
چک لیست ممیزی
به منظور آمادگی تیم ممیزی قبل از اجرای ممیزی چک لیست ممیزی بر اساس معیارهای ممیزی و مستندات موجود سازمان توسط تیمم ممیزی تهیه می‌شود چک لیست خطوط راهنمای ممیزی برای ممیزان است.
فرم عدم انطباق ممیزی
در صورت وجود عدم انطباق در طی فرآیند ممیزی، برای هر یک از عدم‌انطباق‌ها فرم عدم اطنباق ممیزی تکمیل شده و پیگیری لازم تا رفع عدم انطباق توسط تیم ممیزی صورت می‌گیرد.
گزارش ممیزی
گزارش از یافته‌های ممیزی به همراه شواهد ممیزی توسط سرممیز تهیه شده و به مدیریت ارایه می‌شود.

تجزیه و تحلیل داده‌ها

داده‌های حاصل از نتایج عملکرد فرآیندها توسط مسئولین فرآیندها جمع‌آوری شده و این دادها در قالب گزارش و نمودار جمع‌بندی و تجزیه و تحلیل می‌شوند.

اقدام اصلاحی

به منظور جلوگیری از بروز عدم‌انطباق بالفعل، علل بروز عدم انطابق ریشه یابی شده و اقدام اصلاحی لازم صورت می‌گیرد سوابق رمبوطه در فرم اقدام اصلاحی ثبت می‌شود.

مدیریت تغییر

پیامدهای احتمالی تغییرات تاثیرگذار بر سیستم مدیریت قبل از اجرا بررسی شده و اقدامات لازم جهت اجرای تغییر مطابق الزامات استاندارد مدیریتی طرحریزی می‌شود اثربخشی اجرای تغییر پس از انجام تغییر نیز بررسی می‌شود سوابق این تغییرات می تواند در فرم مدیریت تغییر ثبت و نگهداری شود.

مستندات معرفی شده در این مطلب تنها برخی از مستندات اصلی مورد نیاز واحد تضمین کیفیت می‌باشد.

این مطلب توسط مهندس پیام خرازیان تهیه شده است
انتشار مطلب با ذکر نام پیام خرازیان و آدرس سایت www.isostore.ir بلامانع است.

بلاگ

مستندات تضمین کیفیت